DMS – Dokumentenmanagementsystem

… ‚document management‘ – was ist das eigentlich? Und warum ist eine DMS-Software sinnvoll?

Mit Hilfe von DMS werden die in einem Unternehmen anfallenden Schriftstücke, komplett elektronisch verarbeitet und verwaltet. Hiermit werden auch (oder insbesondere) große  Dateibestände sinnig und nachhaltig administriert. Insbesondere hinsichtlich des späteren Auffindens von Daten durch automatische Verschlagwortung und Ablagestrukturen sowie des räumlichen Vorteils gegenüber der Papierablage, zeigt sich dem Anwender solcher Dokumenten-Managementsyteme innerhalb kurzer Zeit ein ganzheitlicher Nutzen: Zeiteinsparung, Platzersparnis und auch die Nerven der Mitarbeiter werden geschont.


Stellen Sie es sich vor: Sie bestellen bei Ihrem Zulieferer ein Handelsprodukt zum Weiterverkauf an einen Kunden.

Die folgenden Dokumente gehören für Ihr Unternehmen zu dem vollständigen Vorgang und werden verwaltet und abgeheftet:

OHNE DMS

Dokumente, die Sie abheften:

  • Bestellung bei Ihrem Lieferanten
  • Auftragsbestätigung Ihres Lieferanten
  • Lieferschein
  • Rechnung
  • Bestellung Ihres Kunden an Sie
  • Auftragsbestätigung an Ihren Kunden
  • Lieferschein an Ihren Kunden
  • Rechnung an Ihren Kunden

Mit DMS

Dokumente, die Sie abheften:

  • Eingangsrechnung
  • Ausgangsrechnung

Diese Papiere werden während des gesamten Prozesses in Papierform aufbewahrt, angefasst und sind präsent, bis sie in einem Ablageordner landen, der in einem Schrank landet, der evtl. in einem Aktenraum landet oder als Ordnerberg im Büro Ihres Mitarbeiters.


DMS

  • Sie bestellen per Warenwirtschaft und Email – das Bestell-PDF wandert in das DMS.
  • Sie erhalten per Mail eine AB – das PDF (oder die Mail) landen im DMS.
  • Sie erhalten Ware und Lieferschein – der Lieferschein wird gescannt und landet im DMS, das Papier wird geschreddert und belastet Sie nicht mehr.
  • Sie erhalten die Rechnung:
    • per Post: wird eingescannt und im DMS verarbeitet
    • per Mail: wird als PDF im DMS verarbeitet

Dasselbe passiert mit den Dokumenten, die Sie Ihrem Kunden senden: Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung landen im DMS und werden – bis auf die Rechnung! – geschreddert.

Ihnen bleiben zwei Papier-Dokumente zur Ablage, der Rest liegt strukturiert und schnell wieder auffindbar in Ihrem Dokumentenmanagementsystem.


Schnelles Wiederfinden durch automatische Verschlagwortung – hier wird die IT-Lösung noch einmal richtig interessant!

Ihre Dokumente befinden sich nun im Dokumenten-Managementsystem. Durch vorher erstellte Verschlagwortungsmasken, geben Sie Ihren Dateien nun immer einheitliche Dateinamen und können durch diese im DMS-Archiv schnell und effektiv Dateien wiederfinden.

Außerdem legt das DMS die Datei automatisch ab, das bedeutet für Sie, dass Dokumente an den richtigen Ablageorten landen – immer! Und das Ganze sind je nach Aufbau der Verschlagwortungsmaske nur wenige Klicks.

Workflows?

Selbst erstellte Workflows regeln die Weiterverarbeitung des Dokuments, so dass es immer an der richtigen Stelle zur Weiterverarbeitung landet.

Welche DMS-Software?

Wir haben uns mit der Thematik beschätigt und uns für die DMS-Software ELO Professional entschieden. Wir arbeiten selbst mit ELO und können Sie dadurch als ELO-Businesspartner im Raum Lüneburg bei der Einführung der Dokumentenmanagementsoftware und Ihrer damit einhergehenden Prozessoptimierungen bertreuen und beraten.

Unsere Leistungen

  • Prozessanalyse durch unsere geschulten Prozess-Agents
  • Beratung hinsichtlich Optimierungspotenzial
  • ELO Professional Installation und Einrichtung
  • Einrichtung des Workflows
  • Schulung der Mitarbeiter

Ihre Vorteile

  • effiziente und fehlerminimierte Verarbeitung
  • rechtssichere Aufbewahrung inklusive
  • jederzeit schneller Datenzugriff, auch über mobile Geräte

Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für ein unverbindliches Beratungsgespräch.

Wir sind Ihr Ansprechpartner in rund um Digitalisierung und Dokumentenmanagement. Wir unterstützen Sie gern sowohl beim Einstieg ins Thema Elo als auch begleitend.


Was ist ELO?Dokumentenmanagement Lüneburg

Das Enterprise-Content-Management-System ELOprofessional sorgt für effiziente und transparente Geschäftsprozesse im Unternehmen. Die Mittelstandslösung führt als unternehmensweite informationsplattform alle geschäftsrelevanten Informationen und Dokumente zusammen.

Über die intelligente Analysekomponente ELO Analytics können entsprechend berechtigte Anwender jederzeit Auswertungen zu den in ELO gespeicherten Daten und Informationen erstellen. Dokumente werden über den gesamten Lebenszyklus hinweg strukturiert verwaltet und rechtskonform archiviert.

Darüber hinaus bietet ELOprofessional zahlreiche Funktionen zur Einhaltung von Datenschutzrichtlinien wie der EU-DSGVO.

Elo Office Lüneburg


Haben Sie einen Notfallplan? Kennen Sie Ihre IT Infrastruktur?

Als Lüneburger Systemhaus sind wir Ihr Ansprechpartner in Sachen Netzwerk-Inventarisierung und IT-Dokumentation. Wir unterstützen Sie gern sowohl beim Einstieg ins Thema Docusnap als auch begleitend.